Fikk pris for arbeid med automatisering av fakturaer
Helse Sør-Øst, med regnskapssjef Terje Nundal ved SiV i spissen, vant nylig Eye-shares kundepris for arbeid med å standardisere og automatisere fakturabehandling ved helseforetakene.
– Ved å dra veksler på hverandres erfaringer kan foretakene både standardisere og lære av hverandre. Da blir vi flinkere, bedre og likere, forteller Nundal, som leder arbeidsgruppen som jobber med forbedringsprosjekter i regional ERP.
Helse Sør-Øst gikk over til fakturasystemet Eye-share i 2020, våren 2022 startet arbeidsgruppen opp. Nylig vant de altså prisen Digital champion 2023.
– Arbeidsgruppen har sett på hvordan vi kan bruke automatikken i programmet best mulig for å oppnå god og effektiv fakturahåndtering, sier Nundal.
Målet er å gjøre flest mulig av fakturaene automatisk, slik at både de ved regnskapsavdelingen og ledere ute i organisasjonen bruker minst mulig tid på å behandle fakturaer manuelt. SiV har rundt 570 brukere i Eye-share.
– Mange av disse brukerne er ledere som behandler fakturaer fortløpende. Vi ønsker at det skal være minst mulig manuelt arbeid for dem, og dermed spare dem tid, forteller Nundal.
Flere små skritt forenkler og forbedrer
Arbeidsgruppen har også endret avviksgrenser på innkjøpsfakturaer. Tidligere måtte alle fakturaer der innkjøpsordre og pris varierte med 5 prosent eller mer behandles manuelt. Etter at denne grensen ble endret, går flere fakturaer automatisk. Avvik blir fulgt opp og kontrollert i etterkant.
– Da ser vi om det er systematisk feilfakturering. Samtidig får ledere færre fakturaer å forholde seg til, sier regnskapssjefen.
Den regionale arbeidsgruppen, som består av folk fra alle helseforetak i HSØ i tillegg til forvaltningen i Sykehuspartner, har også lagt til rette for å merke konserninterne fakturaer riktig slik at disse ikke stoppes opp hos regnskap. Disse går nå rett til avdelingene, og kommer til kontroll ved regnskap til slutt.
– Vi ønsker å se disse bare en gang. På den måten sparer vi tid på regnskap, påpeker Nundal.
Arbeidet med å få fakturaene elektronisk er god implementert, hele 97 prosent av alle fakturaer er elektroniske ved SiV.
– Vi ligger høyt, men vi vil videre opp. Elektroniske fakturaer er en forutsetning for god systemstøtte som igjen fører til mer automatikk, sier regnskapssjefen.
Juryens begrunnelse for prisen
«Helse Sør-Øst har vist enestående lederskap og en dedikasjon til å være fremoverlente når det gjelder bruk av ny teknologi. Prisen er en annerkjennelse og et resultat av deres innovative tankesett, ustoppelige drivkraft og evne til å se fremover. Helse Sør-Øst har transformert krevende prosesser til effektive løsninger, og tar store steg hele tiden for å oppnå betydelig forretningsverdi!»
Fakta:
- Helse Sør-Øst og helseforetakene har over en million inngående fakturaer i året
- Til sammen over 6000 brukere
- Målet med regional ERP og arbeidsgruppen er å oppnå tids- og kostnadsbesparelser i økonomifunksjonen
- Fra SiV jobber regnskapssjef Terje Nundal og spesialkonsulent og superbruker i Eye-share Siri Knippen i arbeidsgruppen